Fujiko Suda / ワークライフ

何が効果的なワークプレイス環境デザインなのか？ パート２

ブログに自分の意見を書くと、リスクがある。時間をかけて考えが進化することが殆どだからだ。私の場合考えていることはたいがい進化していく。先日書いた「何が効果的なワークプレイス環境デザインなのか？」についてもだ。

あのエントリーを書いた後、現在関わっている大型の場創りプロジェクトがどんどん進んでいった。そして学んだ。見掛けでは分からない。IDEO式に現場の観察を行っても、現在会社の状況がどのようなフェーズにあるのか（新規のベンチャー？新しい政権？急激な伸び？急激に落ちている？徐々に進化している？徐々に退化している？）を考慮したワークプレイス戦略の実践最中か？ワークプレイス戦略が会社の方向性に合っているのか？ズレがあるのか？ワークスタイル、ライフとワークプレイスがマッチしているのか？それらを理解して観察を実施しないと、とんでもない結論を出してしまう。

私はアトランタで訪問したワークプレイスのオブザベーションの結論を、現在企業が何をしようとしているのかしっかり分かってもいないのに出していた。それは間違っていた。

どのような組織も、リーダーがしっかりしているところは、必ず場を真剣に考えている。孫子の兵法でも、五輪書でも、スターバックス成功物語でも、ジュリアーニ元市長のLeadershipでも（事例を挙げるときりが無い）場の戦略は、目的に合うよう設置されている。物理的な場を作るときにはお金と時間がかかるかもしれない。でも、会社がどのような状況にあるか、どのような方向に進まなくてはならないのか分かっていれば、おのずと場の戦略はできていて、それを実行するために敏速に動かなくてはならない。場がなくては、企業の最終目的達成は不可能なのだから。

何が効果的なワークプレイス環境デザインなのか？

アトランタから帰ってきてから、ずっと考えている。明確な答えがまだ出ない。いや、出ている。でもその答えは、一般的に受け入れられているワークプレイス環境設計、デザインの常識とは異なっている。

ワークプレイス環境で有名な企業のアトランタ事務所を2社と、有名企業だがワークプレイス環境では全く無名の事務所を1社視察した。有名なワークプレイス環境のひとつは、今年移転したばかり。機能や人の動きを分析し洞察力を持って、働き方を変えるためにデザインされた。美しい。でも現時点では使用率が非常に低い。オフィスで活気が無い。隣のビルのスタバは活気があったが。有名なワークプレイス環境のもうひとつはそれほど新しくない。わぁ、というほど美しくもない。分析はあまりしていない。その代わり、ユーザー達ととことん機能や、ワークプレイス環境で大切な項目について話し合い、よく納得してもらってから序所に働き方を変えるためのオフィスを作った。その結果か、オフィスの雰囲気は活発で、人が沢山いて、あちこちでインタラクションがあった。

ワークプレイスに関しては無名の会社は、唖然とするぐらい古いスタイルのオフィスだった。70年代といっても全然違和感がないくらい全てが高いパネルで仕切られていた。でも働いている人達は一般的にフレンドリーでハッピーそうだった。

皆仕事をしていた。どちらかというと、一番古いスタイルのオフィスが一番フレンドリーな雰囲気だった。

私は散々働き方を帰るためにワークプレイスを変えることが効果的！と言って来た。でも実際は、働き方を変えることに耐えられない人が沢山いて、そういう人たちはオフィス環境を変えてしまうことによって生産性、会社に対する忠実心が低下するのだ。しっかりとステップを踏まえて、かつ安定したスピードで変えていかない限り（会社の状況がガラリと変わったら、スピードの話も社員は理解するが）、社員達は精神的に追いつかないのだ。そのステップを踏まえるということは、とてつもなく人の手間と時間がかかる。

じゃあ現在の日本やアメリカにおける最先端のワークプレイス環境作りはいったい何の役にたっているのだろうか？企業の経営群にワークプレイス環境の大切さを解いて、ビジネスにどのような効果を与えているのだろうか？

人の感情と、それに対する考慮なしでは語れないようだ。

成功事例

先日1年半前に作ったオフィスのフォローアップ訪問をした。
結果は大変嬉しいものだった。
まず受付にアプローチした際、ガラス壁越しに、大変活発なワーカー達が見えた。営業のフリーアドレスエリアも上手く使われているということが一目で分かったし、受け付けの隣にあるオープンな会議エリアで、外部の人にプレゼンが行われている最中だった。フリーアドレスの横の打ち合わせカウンターでは、活発な議論が行われていた。その部署の本部長がニコニコして出てきたとき、私は既に嬉しくてしょうがない状態だった。

本部長と話していて、やはり数値的な測定はできないという話だったが、こちらは元々レベルの低いオフィス空間を良くするというのが大きなゴールだったので、それは十分に達成できた。本部長の感覚では、パソコンが一人当たり20万かかっているのだから、環境に一人あたりその位投資して当たり前だろうという。

ここでの成果は多い。このスペースがあることによって、社外へのアピールをするときに、具体的な形で会社の方針を見せることができるようになったという。これは、私が手がけてきたほとんどのプロジェクトで起きる現象だ。ワーカー達がそこで働くことを誇りに思っているという。だから、この会社のこの部署では、オフィス委員会というものがユーザー側から発足し、必要に応じて調節を続けているそうだ。仕事の可視化も、デザイナーが考えてくれた一面ホワイトボードという形で作られ、かなり活発に使われているとのことだ。一番驚いたのは、固定席の傍にあちこちセットされている打ち合わせエリアだが、非常に良い形で使われているとの事だった。通常固定席で働いている人がうるさいとクレイムするが、ここではそれは起こらなかった。何故？それはこの部署の文化が原因だ。ここは前からよく会話があるところなので、皆うるさいのには慣れていた。だから、別に傍に打ち合わせエリアができても、気にならないようだ。

他のフロアにある部署では、空きスペースを使い、改装工事の際逃がしながら作っていくということができないという理由で、大々的なワークプレイス改装はできないでいる。結果ユーザー重視のデザインが実践されず、人の動きもリミットされている。こうやって説明する時に非常に分かりやすく説明できるが、他の部署の方々もきっと優れたワークプレイスデザインの中では更に活発に仕事ができるという事が分かっていると、残念に思える。

フリーアドレス、ホットデスク、ホテリングの測定：使用率

面白そうな場創りの話は、すぐに実行してしまう友達と昨日会って、また一緒に盛り上がった。彼は、建物を建てる、またはビルを改装して主にオフィスを作っている。そして、現時点では、その作ったものの効果を測定することについてリサーチをしているとの事だった。

色々と話したことろ、ホットデスクやフリーアドレス、ホテリングで測定として意味があるのは、使用頻度だという結論になった。仕事の時間短縮に関しては、基のデータがしっかりとしたものでなければ意味がない。満足度も基の質問事項とデータがきちんとしていなくてはならない。使用頻度であれば、入居後のデータをまじめにとっていれば、分かりやすい。使用頻度が低く、空席が多い場合はバツ。たとえば空席率が平均３０％以下であればマル。

半端なやりかたではここまでは測定できない。しかし社員300人の会社でさえ都心の新しいビルでは年間オフィスリースに５億円前後払いつづけていることを考えると、企画、測定にあるていどの予算を割いてあたりまえなのではないだろうか。

ワークプレイス建築の実態

ワークプレイスは誰が設計しているか見えにくいと仰った方がいた。確かに。デザイン設計事務所さんが入っていても、そこは受付だけやって、居室は家具屋さんが全てやっていることが多い。居室の大半がオフィス家具（デスク、収納）になる訳なので、それは自然にそうなってきたのだろう。フォローアップとしても、家具屋は人が増えた際のデスクや、収納の追加注文やレイアウト変更の依頼を頻繁に受けるので、いやでもフォローアップしなくてはならない。しょっちゅう会っているから、ついでにＰＭもお願いとか、移転の手配も受けて欲しい等、色々と経験が豊富になっている。その点最近までは、ほとんどのデザイン設計事務所さんは作った後はフォローアップしていなかった。だから家具屋のワークプレイス創りの知識はどんどん進化している中、デザイン設計事務所は昔とあまり変わっていない。デザイン設計事務所も家具屋の知識に頼っているところがあって、新しい知識はそちらから勉強することが多い。

そういった理由もあり、デザイン設計事務所がレイアウトを作ることもあるが、レイアウトの多くは家具屋さんで行ってる。設計事務所は家具屋が色々と新しい情報を持っていると分かっているから、レイアウトの依頼をして、それを基に意匠の部分だけやるというケースも多い。成功事例として多くのものが出てきそうなのは、コクヨオフィスシステムさん、ソニーファシリティさん、リンクアンドモチベーションさんだろう。面白いレイアウトというと、スチールケース、ハーマンミラー、ユニフォーも多々ある。ただ気をつけなくてはならないのは、何をもって成功事例と言うかだ。当初ワークプレイス創りを行う際に立てた目標に達成したのか？それともただ美しいデザインが実現したのか？その効果はどのくらいの期間続いたのか？

ワークプレイス改革の目的

自分の仕事のフォーカスが移っていくという事を認識すると、失敗を続けているから変わらなくてはならない、という事にたどり着いた。ここ４年間ほどのオフィス創りのコンサルティングは、「ワークプレイス環境を変えれば人が変わる、ビジネスが変わる」という目的に基づいてきた。そんなことはできない、という答えがでているのにこれ以上それを目的とするのであれば、単なるダメなコンサルタントでなく、ペテン師コンサルタントになってしまう。

だから、今まで私が手がけてきたワークプレイス創りの事例は、「ワークプレイス環境を変えれば人が変わる、ビジネスが変わる」という観点からいうと、みごと全て失敗だった訳だ。色々なプラスの効果はあった。仕事がしやすくなった、環境満足度が上がった、オフィスがきれいになってから、営業がプライドを持って客を連れて来るようになり、来客数が増えた、等だ。先日今まで成功したケースはあるか、という話になった時、私は目的を達成できたか、という観点のみ考慮して、ゼロ！という結論を出した。

そうでなくて、セレンディピティー的な効果を語るのであれば、全てが良い影響を与えたプロジェクトだったと気が付いた。

現在のパラダイムは、「ワークプレイス環境を人が自宅のように必要に応じて自分たちで変えていくことができれば、仕事が更に楽しくなる、ビジネス成果を出しやすくなる」になってきていると思う。やっと言葉にできるようになった私の場創りに対する新しい目的は、「ワークプレイス創りのプロジェクトでは、できるだけ多くのユーザーが、仕事が楽しくなり、ビジネス効果を出しやすくなるハードの環境とソフトの環境創りをする。そしてプロジェクトを、携わる人たちが自分のワークライフに対して気づきがあるように進める」というものだ。

このように考えるきっかけを与えて下さった方々に感謝し、敬意を示したい。

場創りの尺度：日本対北米

先日クライアントさんと場創りをするにあたり、尺度を明確にさせる話をした。外資系のかたで、私の北米と日本の尺度方法の違いの話に大変興味を持ってくださった。

北米では、一日何分仕事が捗るかを人件費をベースに図る事が尺度として有効だ。日本ではそんなことはできない。何故考え方にその違いがあるのか。

北米では、ほとんどの仕事が9時5時でぴったり終わらせるというパラダイムがある。サービス残業なんて言葉はない。だから、時間にたとえることができる。日本では、時間内に仕事が終わらなければ、終わるまでやるという感覚が一般的に受け入れられている。だから、時間と人件費と比較するというのは有効でない。毎日の仕事の時間が実は明確でないから。

ワークプレイスの効果、生産性測定：その４

<a href="http://www.column-inc.com/index_j.html">コラム</a>の<a href="http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/search-handle-form/250-6547669-5220224">紺野昇</a>さんから、<a href="http://www.davidmaister.com/">David Maister</a>の話を聞いた。紺野さんは現在David　Maisterの研究をしていらっしゃるという。David Maisterは、社員満足度が、仕事の質と直接的に関係があるという研究結果を出しているというお話だった。だから、ワークプレイスを変えることにより、ユーザー満足度が上がるということは、仕事の質に直接影響を与えるということ。

！！！

早速David Maisterの本を注文した。ワークプレイス測定の味方現る！紺野さん、有難うございます。

ワークプレイスの効果、生産性測定：その３

先日以前コンサルティングを行った日本企業を訪問し、ワークプレイス創りを行った成果と評価についてトップの方にお話しを伺った。正直言って、あまり期待はしていなかった。しばらくどこからも数値化した成果が欲しいと言われていたので、多分その辺のオチで終わるのだろうと覚悟していた。

ところが結果は意外だった。ご一緒した方の「<a href="http://smallbiz.nikkeibp.co.jp/free/RASHINBAN/20030523/103219/">質問力</a>」で、トップの方の答えが引き出せたのだと思う。

測定に関しては、ワークプレイスの効果かは見極めることができないが、望んでいた効果である、商品開発の遅れは回復してきていると数値的に出ている。また個人的な観点からいうと、実際のユーザーからは、集中して仕事ができるようになった、コラボレーションが行いやすい場になったという意見を直接聞いている。望んでいたビジビリティ（<a href="http://www.syncworld.net/blog/suda/archives/cat_ieiiaiee.html#000379">仕事の可視化</a>）も高まっており、デザイン性の良いインテリアもワーカーの意識を高めているようだ。

これが答えだった。

すり合わせの多いプロジェクトだった。あちこちでぶつかったプロジェクトだった。今までは、ベストを尽くしたけれど成果として認められなかったプロジェクトというイメージで残っていたのが、トップの言葉のおかげで<a href="http://village.infoweb.ne.jp/~fwic5057/index200006.html">「セクシープロジェクト」</a>としてのイメージに即変身した。これがリーダーの力なんだ、と再度認識した。

プロジェクトを一緒にした方々、特に内部で大奮闘された方々と一緒に喜んでいる。

ワークプレイスの効果、生産性測定：その２

以前コンサルティングしたクライアントから相談を受けました。
本社からワークプレイスの改装に使った金に対するの効果を説明しろ
という要望があったそうです。

この話しを聞いて、まずは心配。ワークプレイスだけの成果なんて、
現在の経理的尺度手法では、白黒にできる項目と数字は出ない。
どうしよう・・・！次は怒り。だいたい何を考えてこんな要望を出すのか。
社員が快適に、楽しく仕事できるように金を使うことのどこが悪いのか。
訪問する顧客も、明らかに環境を楽しんでいる。絶対的に証明することの
できない営業経費には、金をつぎ込むのに。そして悟り。多分こんなことを
言い出すやつは、政治的に何かしたいやつなんだ。今までと違う形で
ビジネスを行う事（即ちイノベーションとやらいうもの）は、今まだ日本
企業の多くを君臨している旧体制の管理主義者達には危険な考えなのだ。

ではどうやって相談してくれたクライアントのお役に立てるか？
旧体制の尺度に応はじない。今や巷で誰も避けて通れない、<a href="http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4478190453/ref=lm_lb_1/249-7605073-5903532">ネクスト
ソサエティ</a>の到来において、<a href="http://www.att.or.jp/topics/xpress9910/">知識経営</a>、<a href="http://biztech.nikkeibp.co.jp/wcs/leaf/CID/onair/biztech/biz/229246">知的資本</a>を基に尺度の
項目を設定し、その測定を行う提案をします。上司からの依頼に対して、
ついつい従来の形で従うことが人の行動パターンですが、今回は、
そのパターンを変える提案です。

上手くいくかは行動の冷静さと、提案内容の熱さですね。